Joindre les universités de l’Ontario – Déclaration de confidentialité et Déclaration de la participante/du participant

Dernière mise à jour : Le 23 septembre 2024

Déclaration de confidentialité

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« OUAC » ou « nous »), une division du Conseil des universités de l’Ontario (CUO), s’engage à respecter votre vie privée. Nous traitons les demandes d’admission aux programmes des universités de l’Ontario pour le compte de ces dernières. Pour faire demande à un programme universitaire de premier cycle ou à un programme d’une faculté de médecine, de droit, de formation à l’enseignement ou des sciences de la réadaptation de l’Ontario, votre demande d’admission doit être traitée par le biais de l’OUAC. Nous traitons également les demandes d’admission à d’autres programmes de cycle supérieur et professionnels offerts par les universités de l’Ontario, ainsi que les demandes de relevés de notes pour l’Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario et le Conseil Ontarien d’Évaluation des Qualifications. La présente Déclaration de confidentialité vise à vous informer de nos pratiques en matière de protection de la vie privée, y compris la façon dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels.

En remplissant et en soumettant (c’est-à-dire, en cliquant le bouton « Obtenir des renseignements ») le formulaire Joindre les universités de l’Ontario (le « formulaire ») par le biais de l’OUAC, vous (la « participante » ou le « participant ») nous autorisez à recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous et d’autres organisations, si nécessaire. Vous nous autorisez également à communiquer aux universités de votre choix indiquées sur le formulaire (les « universités sélectionnées ») les renseignements personnels que vous nous fournissez, ainsi que les autres renseignements personnels que nous recueillons relativement au formulaire. Les universités sélectionnées recueillent vos renseignements par le biais de l’OUAC conformément à leur législation habilitante, à des fins de recrutement, d’admission et d’inscription. Les universités peuvent utiliser et divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins, conformément à leurs propres politiques et pratiques en matière d’admission et de protection des renseignements personnels. Les avis de collecte de renseignements personnels des universités de l’Ontario se trouvent dans le site Web de chaque établissement. Pour plus d’information, prière de consulter les politiques de vos universités sélectionnées. Pour choisir de ne pas recevoir de communications de vos universités sélectionnées, veuillez vous désabonner directement auprès de ces dernières.

Quels renseignements recueillons-nous?

Nous recueillons les renseignements personnels à votre sujet des manières suivantes :

Renseignements que vous nous fournissez

  • Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez sur le formulaire, ou en rapport au formulaire.
  • Nous pouvons vous demander de fournir des renseignements personnels lorsque vous communiquez avec nous, si vous avez un commentaire ou une question.

Renseignements que nous recueillons automatiquement

  • Nous recueillons les renseignements suivants lorsque vous visitez les sites Web de l’OUAC :
    • l’adresse de protocole Internet de votre appareil (p. ex. IP 324.45.123.11);
    • le système d’exploitation de votre appareil et le navigateur Web que vous utilisez pour consulter les sites Web de l’OUAC;
    • le site de renvoi;
    • les pages que vous consultez dans les sites Web de l’OUAC; et
    • la date, l’heure et la durée de votre visite.
  • Nous suivons vos activités en ligne dans les sites Web de l’OUAC à l’aide de témoins et d'outils d’analyse Web.

Comment utilisons-nous vos renseignements?

Nous utilisons vos renseignements personnels afin de :

  • traiter votre formulaire et vous fournir des services.
  • maintenir et améliorer les sites Web de l’OUAC.
  • vous contacter par courriel au sujet d’événements et de ressources de recrutement. Si vous ne souhaitez pas recevoir les courriels de l’OUAC relativement aux événements et aux ressources de recrutement, vous pouvez vous y désabonner.
  • répondre à vos demandes et à vos questions.
  • créer des données, des données agrégées et des rapports devant être utilisés par nous et par les universités de l’Ontario.
  • mener des recherches et des analyses et prêter main-forte à d’autres activités de recherche.
  • protéger nos systèmes et l’intégrité de notre processus de vérification.
  • mener des enquêtes à la suite de revendications juridiques et faire appliquer nos droits et ceux des universités de l’Ontario.

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins auxquelles vous aurez consenti, et à des fins permises ou exigées par la législation applicable.

Nous conservons des renseignements personnels que vous fournissez sur votre formulaire jusqu’à la fin du cycle annuel d’admission (décembre 2025), après quoi nous détruisons les renseignements personnellement identifiables et archivons les autres renseignements.

Comment partageons-nous vos renseignements?

Nous préservons la confidentialité de vos renseignements personnels et les divulguons uniquement aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité. Nous partageons vos renseignements personnels avec les tiers suivants :

Universités

  • Nous divulguons aux universités sélectionnées les renseignements personnels que vous fournissez au moyen du formulaire, ainsi que les autres renseignements personnels que nous recueillons relativement au formulaire. Les universités sélectionnées recueillent vos renseignements personnels par le biais de l’OUAC conformément à leur législation habilitante, à des fins de recrutement, d’admission et d’inscription. Vous trouverez les avis de collecte de renseignements personnels des universités de l’Ontario dans les sites Web de ces dernières.
  • Si vous choisissez de soumettre une demande d’admission au premier cycle par le biais de l’OUAC, nous pouvons combiner les renseignements personnels que vous fournissez dans votre formulaire avec vos renseignements personnels, scolaires, de choix de programme, d’offre d’admission, de confirmation et d’inscription recueillis dans le cadre de votre demande d’admission au premier cycle, afin de créer des données, des données agrégées et des rapports pour les universités de l’Ontario. Les universités de l’Ontario peuvent utiliser les données, les données agrégées et les rapports à des fins d’admission, d’inscription et à d’autres fins d’élaboration de pratiques universitaires et de recherche, et ce, conformément à leurs propres politiques et pratiques en matière de renseignements personnels. Les avis de collecte de renseignements personnels des universités de l’Ontario se trouvent dans le site Web de chaque établissement.

Fournisseurs de services

  • Il se peut que nous transférions vos renseignements personnels, si nécessaire, à des tiers qui fournissent des services en notre nom, notamment des fournisseurs de services d’hébergement, de stockage et traitement de données, de recherche et d’analyse, et des vérificateurs chargés d’analyser nos systèmes pour s’assurer de la protection de vos renseignements personnels.

Nota : Il se peut que vos renseignements personnels soient stockés et traités dans un pays où est situé un fournisseur tiers que nous engageons. Par conséquent, il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Canada vers des territoires de compétence ayant des règles de protection des données différentes de celles du Canada. Lorsque ces renseignements se trouvent à l’extérieur du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays en question, et peuvent ainsi être assujettis à la divulgation du gouvernement, des tribunaux ou des autorités policières ou réglementaire dudit pays, conformément aux lois de ce dernier.

De plus, il se peut que nous utilisions et divulguions vos renseignements si nous estimons qu’une telle utilisation ou une telle divulgation est permise, nécessaire ou appropriée :

  • en vertu des lois applicables;
  • afin de se conformer au processus judiciaire ou à quelque autre obligation légale, y compris nos obligations contractuelles;
  • afin de répondre aux demandes d’autorités gouvernementales;
  • afin de protéger nos opérations ou celles des universités ou de tiers;
  • afin de protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité et notre propriété, ainsi que ceux de nos affiliés, de vous-même et des autres; et
  • afin de nous permettre d’exercer les recours disponibles ou de limiter les préjudices que nous pouvons subir.

Il se peut que nous transférions vos renseignements, personnels et autres, à un tiers, advenant quelque réorganisation, transfert ou autre aliénation de la totalité ou de la quasi-totalité de nos opérations ou actifs.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous avons en place des mesures de protection administratives, techniques et physiques afin de protéger vos renseignements personnels contre les accès, l'utilisation, la modification et la divulgation non autorisés.

  • Nous limitons l’accès aux renseignements personnels uniquement aux employées et employés et aux fournisseurs de services autorisés qui ont besoin de tels renseignements aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité.
  • Nous conservons des dossiers électroniques hors site dans le cadre de nos procédures de reprise après sinistre. Ces dossiers demeurent au Canada.
  • Nous utilisons des mesures de sécurité conformes aux normes de sécurité de l’industrie lors des activités de transfert de données. Les fichiers transférés vers ou à partir de l’OUAC utilisent un protocole Secure Socket Shell (SSH). Les fichiers contenant des renseignements personnels comprennent une couche d’encodage additionnelle.
  • Nos fournisseurs tiers sont tenus d’assurer la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et de les utiliser uniquement dans la limite des lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Bien que nous prenions les mesures appropriées pour assurer la sécurité des renseignements personnels qui sont sous notre garde et notre contrôle, nous ne pouvons garantir que vos renseignements personnels seront toujours utilisés de façon conforme aux dispositions de la présente Déclaration de confidentialité; par ailleurs, puisqu’aucune méthode de transmission de stockage électronique d’information n'est parfaitement sécurisée ou dénuée d’erreurs, nous ne pouvons en garantir la sécurité absolue. Si vous avez des raisons de penser que vos échanges avec nous ne sont plus sécurisés (p. ex. si vous estimez que la sécurité de quelque renseignement que vous nous avez fourni a été compromise), veuillez alors communiquer immédiatement avec nous.

Comment pouvez-vous accéder à vos renseignements personnels ou les corriger?

Au cours d’un cycle d’admission, vous ne pourrez accéder à vos renseignements personnels, fournis dans le cadre de votre formulaire, en ligne ou les modifier. Vous ne pourrez également pas soumettre un avis par écrit pour demander de réviser les renseignements personnels que nous détenons.

Sites Web et services de tiers

Nos sites Web comprennent des liens vers des sites tiers pertinents au processus de demande d’admission aux universités. La présente Déclaration de confidentialité ne s’étend à aucun site Web, produit ni service fourni par un tiers. Ces sites Web liés comportent leurs propres politiques de confidentialité distinctes, lesquelles nous vous recommandons de lire attentivement.

Nous n’avons aucun contrôle sur de tels sites Web et ne sommes donc aucunement responsables de la manière dont les organisations qui opèrent ces sites Web liés recueillent, utilisent, divulguent ou traitent vos renseignements personnels.

Modifications à la présente Déclaration de confidentialité

La présente Déclaration de confidentialité est actuelle à la date de « Dernière mise à jour » affichée à la partie supérieure de la présente page. Il se peut que nous mettions à jour la présente Déclaration de confidentialité de manière périodique, afin de refléter d’éventuelles modifications à nos pratiques en matière de renseignements personnels. En pareil cas, nous publierons la déclaration de confidentialité révisée dans le présent site Web. Nous traitons vos renseignements personnels conformément à la déclaration de confidentialité en vigueur au moment de la collecte desdits renseignements, ou selon votre consentement.

Déclaration de la participante/du participant

En soumettant (c’est-à-dire, en cliquant le bouton « Obtenir des renseignements ») le formulaire Joindre les universités de l’Ontario, vous acceptez les pratiques relatives aux renseignements personnels stipulées dans la présente Déclaration de confidentialité de Joindre les universités de l’Ontario.

Pour communiquer avec nous

Prière de communiquer en tout temps avec notre agente ou agent de protection de la vie privée si :

  • vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la présente Déclaration de confidentialité, ou ayant rapport à vos renseignements personnels ou nos pratiques de confidentialité; ou
  • vous avez une plainte relativement à la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.

Coordonnées de l’agente/agent de protection de la vie privée de l’OUAC :